ラクして速く成果を出す「7つの原則」
著書 : 石川 和男
▷ 読もうと思ったきっかけ
最近本店の業務が日々溜まることが多く、仕事を速く終わらせる秘訣がないか知りたかったため。
▷ 印象に残った内容
● 仕事が速い人が身につけている3つの能力
・自分が注力する仕事処理する能力
・人や物に任せるべき仕事を上手く任せられる能力
・自分が注力する仕事とそうでない仕事を適切に見分ける能力
この中から特に重要な7つの原則がある。
① 期限を決める
期限を決めれば、それまでに仕事を終わらせようとする行動力が生まれるため。
② 5秒ルールと作業興奮を利用する
アメリカのテレビ司会者、メル・ロビンス氏が提唱している5秒ルール
「何かをやる必要があると思った時、5秒以上考えてしまうと、やらなくてもいい理由を考えはじめる」
心理学者のクレペリンが発見したと言われる作業興奮
「作業をやる事で脳が興奮し、その作業をやり続けたくなる」
→ とりあえず5秒以内に、少しでも、作業を始めてみること
③ 動きながら試す
動いてみないと本当に大切なポイントは分からない。
考えなしに行き当たりばったり行動するのではなく、仮説を立てて検証しながら動く。
仮説→行動→情報収集
④ やっかいな仕事こそ細分化する
難易度が高い、やりたくない仕事はつい後回しになってしまう。
そういう仕事こそ「細分化」をして、難易度を高いから低いに切り替えてこなしていく。
⑤ 任せるコツを押さえる
任せること＝他人の時間を買うこと
win-winの関係(任せた相手にも正当な報酬と成果があること)が成立していれば、上司部下関係なく、任せることができる。
⑥ 費用対効果は時給で考えると、損か得か分かりやすい
金額や時間といった数字的側面だけではなく、その変化がもたらす感情や満足度といった気持ちの側面も考慮に入れる必要がある。
時給で考えると、その社員に任せる仕事か、外部に発注した方がいい仕事か答えが見えてきやすい。
⑦ 「やらないこと」を見つける
現代経営学の父、P・ドラッカー「必要のない仕事をやめれば生産性が上がる」
ただ最初から無駄だと思って行動していない
→無駄だということを気づけないから続けている
気づくためには…
・転職者の意見に耳を傾ける
社内にいながらその枠にとらわれない、良い点も悪い点も見えやすい
・新入社員の話を否定しないで聞く
社内の枠にとらわれない、新人ならでは
・外部の知見と照らし合わせる
ビジネス書、セミナー、異業種交流会など
● 事務作業、個人タスクが速くなるコツ
・やることノートをつける
・やることを付箋紙に書くことはNG
→ 付箋紙が気になり目の前のやることに集中できない、見慣れてしまう、記録が一切残らない、期限が分かりづらい
・自分との約束をスケジュールに入れる
・数字を使ってコミュニケーションをとる
→ あと何分で終わる、何分あれば仕事が終わる
● ホーソン実験
メンバーや部下の仕事の効率をいかにして上げるか？
→ 環境の変化ではなく、内なる感情の変化によって作業能率が上がった
経営陣や管理職が現場を訪問する回数を増やし、「あなたのことを気にかけていますよ」というメッセージが伝わった結果、作業能率が上がった
（単に訪問するのではなく、現場の状況や進み具合で心配なことや困ったことはないかの聞き取りを行った）
● チームの仕事を速くする方法
・探し物を探す時間をなくす
物やパソコンのファイルを探すために費やしている時間…年間150時間！（大塚商会調べ）
1日8時間労働で換算すると、年18日以上！
→ 物を減らす
→ この人決めて、みんなで一斉に整理整頓する
● やる気を引き出す4つの条件
目標しか持っていないと、いつかは…の前置きが入りなかなか行動に移せなかったり、三日坊主で終わってしまう。
→ 「目的」を、具体的な「期限」と「数字」であらわした「目標」を決める
会社や仕事でも同じく。この4つをメンバーで共有していると、何かが起こった時それが判断基準になる。
● 仕事が速いチームになるためには
チーム全体でPDCAをまわす
P（plan、計画）: 朝のミーティング
何を何時までに行う予定か発表
D（do、実行）: 仕事を行う
仕事スタート
C（check、検証）: 仕事内容を検証する
決まった時刻にもう一度ミーティング
仕事の進み具合や段取りを検証
A（action、改善）: 改善して次の日に活かす
検証と改善は一緒に行う
なぜ予定通りに進まなかったのか？どうすれば明日な予定通りに進むのか？
▷ 感想
本に記載のある、仕事が速くなるコツは日々の業務やプライベートにも応用できる内容があると思った。
探し物をなくす項目では、文房具はもちろん、調剤時にも応用できると考えられる。
本店ではロボピックとリトリアに充填しやすいように、同じ薬剤だが規格が異なるものは離れた棚に入っている。
いまはロボピックがなくなったため、同薬剤異規格の薬品は同じ棚に入れて探す時間を減らせるのでは？と思った。
最近では在宅件数も増え、在宅ファイルが入れてある棚が溢れかえっており該当する患者さんのファイルを探すのも一苦労する時がある。
（入りきらないファイルはfax機の下に別で入れているため）
仕舞う場所を工夫すれば、見やすく探しやすくなるはず。
なごみで取り入れている朝会、夕会（本店の場合）はPDCAをまわすのに役に立つ時間だと思う。夕会は昼休憩をまわしてから始めるため忘れがちになったり、忙しくて出来ないことがよくあるが、残りの時間でどの仕事を終えなければいけないのか、誰が担当すれば今日中に終わるのかを明確にできるのでは？と思った。
改善していくには時間がかかるが、より働きやすく、仕事を速く行うために少しでも取り入れたいと思う。